「あとでまとめて」は忘れる、を前提にした経費申請

「レシートをもらったその場で項目と金額を入れて申請しましょう。あとでまとめて…は忘れます」。 ドライバー向けのマニュアルに、こう自分で書いた。書きながら、これは機能の説明というより前提の話だと思った。 昨日の最後に触れた、ドライバー画面の「経費・預かり金」タブの下半分が経費申請で、 入れるのは項目と金額の2つだけ。日付は選ばせないし、領収書の写真も付けさせない。 停車中のスマホで済む範囲に絞った。

日付を選ばせない理由

日付を入れさせないのは手抜きではなく、入れさせると間違うからだ。 深夜2時に払った駐車場代を暦のとおりに入れると、翌日の経費になってしまう。 このデリヘル管理ツールは朝5時を営業日の変わり目にしていて、予約も売上も配車もその区切りで数えている。 経費もそれに揃え、申請した瞬間の営業日を自動で付ける。深夜2時の申請は前の営業日に付く。 この一件はテストにも書いてある。 ただ、その日付で一度やらかした。作った当日の8月9日の午前中、履歴の日付の後ろに「T00:00…」と時刻の残骸がぶら下がっていた。 日付型をそのまま画面へ渡すと日時つきの文字列になって出る。サーバー側で年月日だけに整えてから渡すように直した。

申請は「申請中」で止まり、店側がドライバー管理の勤怠から承認か却下を選ぶ。 概算の給与（実働×時給）に足されるのは承認したぶんだけで、申請中も却下も足されない。 時給を設定していないドライバーには、経費だけの参考値として出る。 一度決めたものはやり直せず、二度目は「すでに処理済み」と断られる。 本人も、申請中のあいだは取り下げられるが、承認か却下が付いたあとは触れない。 月次の勤怠CSVにも経費の行が出て、承認は金額、却下は「却下」、申請中は「申請中（未承認）」と書き分ける。 金額の欄が空いた行を残すのは、そこに申請があった事実まで消したくないからだ。 明日は、この経費が足される先の勤怠タイムカードと時給の話。